Kasy fiskalne ONLINE to nowa kategoria urządzeń fiskalnych, które komunikują się z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Centralny Rejestr Kas (inaczej Repozytorium) gromadzi szereg danych m. in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych.

Oprócz tego Repozytorium jest odpowiedzialne za nadawanie numeru ewidencyjnego kasie podczas fiskalizacji. Kasy ONLINE łączą się z Repozytorium co dwie godziny. Jest to domyślny czas, bowiem Repozytorium może zmieniać ten harmonogram połączeń. Co więcej, odbywa się to bez wiedzy użytkownika.

Użytkownik kasy ONLINE musi zapewnić dostęp do internetu, czyli odpowiednią infrastrukturę, dzięki której kasa może łączyć się z Repozytorium.

II. Ważne daty

Według podpisanej przez Prezydenta RP Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, do obowiązku prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kas online podatnicy będą zobowiązani w następujących terminach.

W pierwszym etapie obowiązywania nowych przepisów – od 1 stycznia 2020 roku:

Świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania, regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon i kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów, sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu do napędów silników spalinowych

Sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;

Po pół roku od początku obowiązywania nowych przepisów – od 1 lipca 2020 roku:

Świadczenia usług zw. z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;

Sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;

Po roku od początku obowiązywania nowych przepisów – od 1 stycznia 2021 roku:

Świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawniczych, związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej wyłącznie w zakresie wstępu.

III. Ile będą kosztowały kasy ONLINE?

Najważniejsze kwestie dotyczące przysługującego odliczenia na zakup Kas ONLINE wynikające z rozporządzenia MF:

ulga przysługuje tylko na zakup urządzeń ONLINE,
ulga obejmuje wyłącznie nowych podatników (przedsiębiorców, którzy nie mieli dotychczas kasy fiskalnej) oraz przedsiębiorców tylko z tych branż, które są zobligowane przez ustawę do użytkowania Kas ONLINE,
wysokość ulgi to 90% wartości urządzenia z limitem w wysokości 700 zł netto.

Warunki otrzymania ulgi:

terminowa fiskalizacja zakupionego urządzenia ONLINE,
dla podatników zobligowanych do korzystania z kas ONLINE rozpoczęcie ewidencji sprzedaży zgodnie z narzuconym przez ustawę terminem
przekazanie Urzędowi Skarbowemu kopii faktury zakupu, dowodu zapłaty oraz kopii raportu miesięcznego, potwierdzającego rozpoczęcie ewidencji sprzedaży,
ulgi nie traci się, jeśli w ciągu 3 lat od fiskalizacji urządzenie jest terminowo poddawane przeglądom technicznym, a komunikacja z repozytorium KAS przebiega zgodnie z harmonogramem.

IV. Prawa i obowiązki podatnika

Zapewnienie terminowego połączenia i przekazu danych do repozytorium kas

z powodu np. braku dostępu do internetu w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej podatnik może uzyskać zgodę Urzędu Skarbowego na łączenie się z CRK w innych, ustalonych z US, terminach.

Poddawanie przeglądom technicznym posiadanych urządzeń fiskalnych co 24 miesiące

w ciągu 3 dni od zgłoszenia serwisant dokonuje przeglądu
w okresie zawieszenia działalności nie wykonuje się przeglądu technicznego, ale należy go dokonać przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji sprzedaży
kara za brak przeglądu technicznego – 300 zł, wpłaty należy dokonać na konto właściwego US w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji

Oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji

nowi pracownicy przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży na kasie
do 31 maja 2019 r. pracownicy zatrudnieni przed 1 maja 2019 r.

Odczyt pamięci fiskalnej

podatnik musi zachować dane z pamięci chronionej
odczyt i protokół z odczytu wykonywany jest w serwisie (bez udziału US)
urządzenie ONLINE kiedy przechodzi w stan „tylko do odczytu” musi być podłączone do internetu w celu przekazania danych do CRK
podatnik jest zobowiązany do dostarczenia protokołu odczytu do US w ciągu 5 dni od jego przeprowadzenia.

V. Nowe stawki PTU

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 30 kwietnia 2019 r. obowiązuje nowa matryca stawek podatkowych (§ 6.1, pkt 5) dla WSZYSTKICH urządzeń fiskalnych (on-line, EJ, kopia papierowa) fiskalizowanych od 1 maja 2019 r.

Litera „A” – przypisana stawka podstawowa podatku w wysokości 22% albo 23%,
Litera „B” – przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 7% albo 8%,
Litera „C” – przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 5%,
Litera „D” – przypisana stawka obniżona podatku w wysokości 0%,
Litera „E” – przypisane zwolnienie od podatku,
Litery „F” i „G” – przypisane pozostałe stawki podatku, w tym wartość 0% (zero techniczne) w przypadku sprzedaży opodatkowanej, o której mowa w art. 119 ust. 1 lub art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Zmiana stawek PTU tylko po raporcie dobowym i przed sprzedażą.

Dla kas fiskalizowanych przed 1 maja 2019 r. zmianę matrycy VAT należy przeprowadzić do 31 lipca 2019 r. Do tego dnia można rejestrować sprzedaż w oparciu o dotychczas stosowaną matrycę stawek VAT.

VI. Czym się różnią kasy ONLINE od kas tradycyjnych?

Różnice:

w trakcie eksploatacji kasa ONLINE przekazuje do CRK dane zapisywane w swoich pamięciach
kasy ONLINE rejestrują kopie drukowanych dokumentów w wewnętrznej pamięci
kasy ONLINE mają możliwość zdalnej aktualizacji oprogramowania
każda kasa fiskalna ONLINE musi współdziałać z terminalem płatniczym
kasy ONLINE drukują papierowe paragony, emitując jednocześnie dokument elektroniczny, który może być wysłany na maila klienta jako tzw. e-paragon.

VII. Kasy ONLINE – ustawa weszła w życie 1 maja 2019 r.

Przepisy o Kasach Online nabrały mocy prawnej 1 maja 2019 roku. Obowiązek posiadania kas online dla pierwszych branż wejdzie w życie 1 stycznia 2020 roku.

Kwestie prawne w sprawie kas ONLINE są regulowane przez:

Ustawę z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach – PDF
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących – PDF
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika – PDF
Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące – PDF